Empleados que usan ChatGPT personal en el trabajo: qué deben hacer los administradores de TI

Artículo escrito por Vakaris Noreika, vicepresidente de Investigación y Desarrollo de Producto en NordLayer.

Un lunes por la mañana, un responsable de seguridad de una organización descubre que sus herramientas de seguridad han detectado el uso de una cuenta personal de ChatGPT en un portátil corporativo, a pesar de que la empresa paga por ChatGPT Enterprise. La pregunta inmediata es qué datos introdujo el empleado en la herramienta: podría ser una descripción de puesto pública, o un ticket de cliente con información de contacto y detalles internos de la cuenta. Incluso documentos gubernamentales sensibles, como hizo el director interino de CISA en 2025. Este caso es hipotético, pero el artículo examina dos versiones del mismo incidente: en la primera, las herramientas de seguridad identifican el uso de una cuenta personal, pero la configuración actual no inspecciona el contenido del prompt. En la segunda, NordLayer AI Scout está desplegado en el navegador gestionado, con un detector personalizado configurado en modo "Bloquear" para el formato del número de cuenta de cliente. ¿Qué hacer a continuación?

1. Confirmar la cuenta y el empleado

Se empieza por lo básico. Con los controles existentes, se abre el evento que marcó el uso personal de ChatGPT y se determina qué identidad corresponde a cada cosa. El usuario que inició sesión en las herramientas de seguridad puede tener una dirección de correo corporativa, pero el inicio de sesión de ChatGPT detrás del evento puede ser una cuenta personal de Gmail. Esto da como resultado una persona, dos identidades y una conversación incómoda por delante. Con NordLayer AI Scout, la cuenta de ChatGPT con la que se ha iniciado sesión aparece junto a la conversación, y la herramienta clasifica las nuevas conversaciones como personales o corporativas. La actividad se vincula a una persona a través del correo de trabajo que la herramienta MDM envía al dispositivo. La sincronización de directorios con Entra ID, Okta o HiBob añade información sobre el departamento, equipo y rol.

2. Determinar qué llegó a ChatGPT

En el primer escenario, el evento retenido indica que el empleado usó una cuenta personal. No contiene el texto del prompt ni hallazgos de datos sensibles, por lo que no se puede reconstruir el envío a partir de él. Según el procedimiento de revisión de incidentes, se pide al empleado que muestre la conversación. Es mejor limitar la solicitud al intercambio de trabajo en torno a esa marca de tiempo, a menos que se quiera ver los planes de comida o preguntas médicas del colega. Supongamos que el ticket del cliente está en el prompt y la respuesta de ChatGPT lo analiza en detalle. Ahora hay evidencia de que la información del cliente llegó al servicio. Con NordLayer AI Scout, se abre el hallazgo bloqueado. La extensión del navegador había verificado el prompt en el dispositivo antes de que saliera. Un detector configurado coincidió con los datos del cliente y la acción "Bloquear" detuvo el envío. El empleado vio entonces un aviso en la página de que el prompt había sido bloqueado. Nadie del equipo de seguridad necesitó leer el prompt para que esto ocurriera.

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3. Preguntar por qué no se usó el acceso corporativo

Hay un 99% de probabilidades de que la explicación sea mundana: la sesión corporativa había caducado, la autenticación de dos factores tardaba demasiado, el cliente estaba molesto y la pestaña de ChatGPT personal ya estaba abierta con la sesión iniciada. El empleado dice que por eso pegó un intercambio de soporte al cliente en el chat, escribió "Redacta una respuesta explicando por qué este cliente no puede acceder a su cuenta" y pulsó "Enviar". Sin una regla de bloqueo de prompts coincidente, el prompt llegó a ChatGPT. Bien. A continuación, hay que averiguar si fue la primera vez. Sin NordLayer AI Scout, se depende de la memoria del empleado. Hay que preguntar si alguna vez pegó tickets completos, subió archivos adjuntos o creó enlaces de conversación compartidos, y en general si el ChatGPT personal se convirtió en su plan B cada vez que la sesión corporativa caducaba. También es buena idea preguntar qué entendió sobre la política. A veces la gente recuerda que ChatGPT está aprobado, pero olvida a qué espacio de trabajo y datos se aplica.

4. Responder al resultado confirmado

Sin controles dedicados a nivel de prompt, los datos del cliente llegaron a una conversación completada en una cuenta personal de ChatGPT. Se debe preservar la evidencia necesaria e involucrar al equipo de incidentes, privacidad o al propietario de los datos. Luego, hay que juzgar la gravedad según lo compartido. Si se expusieron credenciales, deben revocarse o rotarse. Si son registros de clientes, el proceso puede requerir una evaluación de privacidad. Si se pegó texto público, no hay incidente de datos, pero tiene sentido hablar con el empleado sobre su asiento Enterprise más potente, que está pagado. En cualquier caso, el informe debe ser preciso, porque usar una cuenta personal no prueba que el prompt entrara en el entrenamiento del modelo, se hiciera público o llegara a otro usuario. Se confirmó que datos de la empresa entraron en un servicio a través de una cuenta fuera del acuerdo aprobado; eso ya es suficientemente grave sin exagerar. Si se usa NordLayer AI Scout, solo se registra que la regla configurada bloqueó este envío. El evento muestra un intento de violación de la política y el control que lo detuvo. Si el empleado menciona un uso anterior de su cuenta personal, se evalúa por separado.

5. Arreglar el flujo de trabajo antes de cerrar el ticket

Se ayuda con la autenticación de dos factores y se pide al empleado que inicie sesión en el espacio de trabajo Enterprise y termine allí la tarea de soporte para ver que funciona. Sin embargo, una suscripción Enterprise no significa que los empleados puedan enviar cualquier cosa, así que también se verifica que la tarea y los datos estén permitidos. En el primer escenario, se revisan las restricciones sobre instancias personales y las reglas DLP aplicables. Con NordLayer AI Scout, se confirma la política de prompts en la extensión del navegador. "Advertir", "Redactar" y "Bloquear" hacen trabajos diferentes. "Advertir" pausa el envío y permite al empleado elegir si enviar de todos modos o volver y editar el texto. "Redactar" elimina el valor coincidente y envía el resto. "Bloquear" detiene el prompt. Se elige la acción que se ajuste a cada categoría de datos. Luego, se documenta la cuenta, el dispositivo, los contenidos confirmados, si se envió el prompt y quién es responsable de la respuesta. Finalmente, se registra la corrección del acceso y se programa una comprobación de eventos repetidos.

En resumen, en una versión, los datos del cliente llegaron al ChatGPT personal y necesitaron una evaluación de exposición. En la otra, el detector configurado bloqueó el prompt antes de que saliera del dispositivo. En ambas versiones, el empleado necesita un acceso corporativo que funcione un lunes por la mañana. Sin él, el ticket se cerrará y mañana habrá un apaño listo.

Sobre el autor

Vakaris Noreika, vicepresidente de Investigación y Desarrollo de Producto, es un experto en ciberseguridad que supervisa el desarrollo de productos de seguridad empresarial en NordLayer, una plataforma de seguridad de red lista para usar para empresas. Cuenta con muchos años de experiencia en inteligencia de amenazas, seguridad de red, privacidad de datos y monitorización automatizada. Se centra en controles que reducen la exposición sin crear una sobrecarga operativa innecesaria.

Patrocinado y escrito por NordLayer AI Scout.